1. Presentación
El Sistema Integral de Diagnóstico Organizacional Institucional (SIDO) es una metodología propietaria de Gesysco Consultores que permite establecer, con evidencia verificable, el nivel de madurez organizacional de una institución y traducir ese diagnóstico en un plan de transformación institucional ejecutable.
SIDO integra en un solo marco quince dimensiones de evaluación, tres fuentes de evidencia (documental, perceptual y observacional) y un índice cuantitativo de 0 a 100 puntos que permite comparar áreas, periodos y entidades.
El sistema es aplicable de forma presencial, digital o mixta. Todos los instrumentos han sido diseñados para operar tanto en formato editable (Word y Excel) como en formularios digitales.
2. Objetivos
- Determinar el nivel de madurez organizacional de la entidad mediante el Índice SIDO (0–100).
- Identificar riesgos organizacionales, brechas y cuellos de botella con evidencia trazable.
- Establecer la línea base de indicadores de gestión organizacional y de personas.
- Priorizar intervenciones según impacto, urgencia y factibilidad.
- Generar un plan de transformación institucional con responsables, plazos y metas.
3. Alcance
El diagnóstico cubre la totalidad de la estructura orgánica: alta dirección, órganos de asesoramiento, de apoyo, de línea y órganos desconcentrados. Cuando la entidad cuente con programas, proyectos especiales o empresas o unidades adscritas, su inclusión debe pactarse expresamente en el acta de inicio.
4. Definiciones operativas
| Término | Definición operativa |
|---|---|
| Madurez organizacional | Grado en que las prácticas de gestión están formalizadas, aplicadas, medidas y mejoradas de manera sostenida. |
| Dimensión | Ámbito de evaluación con objetivo, instrumentos y peso propios dentro del Índice SIDO. |
| Evidencia verificable | Documento, registro o dato observable que sustenta una calificación y es reproducible por un tercero. |
| Hallazgo | Diferencia constatada entre la situación observada y el criterio de referencia. |
| Brecha | Distancia cuantificada entre el estado actual y el estado deseado de una capacidad. |
| Riesgo organizacional | Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos institucionales (enfoque ISO 31000). |
| Conocimiento crítico | Saber cuya pérdida interrumpe o degrada de forma significativa un proceso institucional. |
| Índice SIDO | Puntaje ponderado de 0 a 100 que resume el nivel de madurez organizacional. |
5. Metodología: las seis fases SIDO
| Fase | Actividades principales | Producto |
|---|---|---|
| F1. Preparación | Acta de inicio, designación de enlaces, plan de trabajo, plan de comunicaciones. | Plan de trabajo aprobado |
| F2. Levantamiento | Requerimiento documental, encuestas, entrevistas, observación de campo. | Base de evidencias |
| F3. Análisis | Fichas por área, matrices de procesos, riesgos, conocimiento y brechas. | Matrices analíticas |
| F4. Calificación | Aplicación del sistema de puntuación y cálculo del Índice SIDO. | Índice y semaforización |
| F5. Validación | Talleres de contraste con gerencias y ajuste de hallazgos. | Actas de validación |
| F6. Cierre | Informe ejecutivo, dashboard, plan de acción y transferencia metodológica. | Informe Final + Dashboard |
6. Triangulación de evidencia
Ninguna calificación SIDO puede sustentarse en una sola fuente. Toda dimensión se evalúa cruzando: (a) evidencia documental, (b) percepción del personal recogida por encuesta, y (c) verificación en campo o entrevista ejecutiva. Cuando las tres fuentes divergen, prevalece la evidencia documental verificada y se registra la divergencia como hallazgo de comunicación o de cultura.
7. Matriz RACI
| Actividad | Director Proyecto | Jefe de Equipo | Especialistas | Gerente General | Enlace |
|---|---|---|---|---|---|
| Aprobación del plan de trabajo | A | R | C | A | I |
| Requerimiento de información | I | A | R | C | R |
| Aplicación de encuesta | I | A | R | I | R |
| Entrevistas ejecutivas | C | R | R | C | R |
| Cálculo del Índice SIDO | A | R | R | I | I |
| Validación de hallazgos | A | R | C | R | C |
| Informe ejecutivo final | A | R | C | C | I |
8. Cronograma tipo (12 semanas)
| Semana | Fase | Hito |
|---|---|---|
| 1 | Preparación | Acta de inicio y designación de enlaces |
| 2 | Preparación | Plan de comunicaciones difundido |
| 3–4 | Levantamiento | Requerimiento documental atendido al 80% |
| 4–6 | Levantamiento | Encuesta de clima y cultura aplicada |
| 5–7 | Levantamiento | Entrevistas ejecutivas concluidas |
| 7–9 | Análisis | Fichas por área y matrices completadas |
| 9–10 | Calificación | Índice SIDO calculado |
| 10–11 | Validación | Talleres de contraste con gerencias |
| 12 | Cierre | Informe ejecutivo, dashboard y plan de acción |
9. Procedimiento de aplicación
- P-01 Suscribir el acta de inicio y designar formalmente al enlace institucional.
- P-02 Emitir el requerimiento documental con plazo y responsable por documento.
- P-03 Difundir el plan de comunicaciones antes de cualquier instrumento perceptual.
- P-04 Aplicar la encuesta garantizando anonimato y cobertura mínima muestral.
- P-05 Ejecutar entrevistas ejecutivas conforme a las guías del Módulo 5.
- P-06 Completar la ficha de área (Módulo 3) por cada unidad orgánica.
- P-07 Construir matrices de procesos, riesgos, conocimiento y brechas.
- P-08 Calificar cada dimensión con la rúbrica del Módulo 12 y sustentar con evidencia.
- P-09 Validar hallazgos con las gerencias y levantar acta.
- P-10 Emitir informe ejecutivo, dashboard y plan de acción; transferir la metodología.
Ejemplo de aplicación
En una entidad de 320 servidores, la fase de preparación detectó que no existía un enlace institucional con autoridad para requerir información a las gerencias. Se corrigió mediante resolución de gerencia general que designó al Subgerente de Recursos Humanos como enlace, reduciendo el tiempo de respuesta documental de 18 a 6 días.
Revisión de calidad del módulo
Lista de verificación antes de implementar
- ¿El acta de inicio está suscrita por la máxima autoridad administrativa?
- ¿El enlace institucional está designado por documento formal?
- ¿La matriz RACI fue aceptada por la contraparte?
- ¿El cronograma considera el calendario de sesiones de concejo y cierres presupuestales?
- ¿Se ha comunicado al personal el propósito del diagnóstico antes de aplicar instrumentos?
- ¿Todos los instrumentos están codificados y con control de versiones?