1. Estructura de la ficha de área (F-03)
| Bloque | Contenido | Evidencia exigida |
|---|---|---|
| A. Identificación | Unidad orgánica, dependencia jerárquica, responsable, local. | Organigrama vigente |
| B. Funciones | Funciones formales vs. funciones realmente ejecutadas; duplicidades. | ROF / MOF y declaración del jefe |
| C. Personal | Dotación por régimen, perfil, antigüedad, brecha cuantitativa. | CAP/CPE y planilla |
| D. Procesos | Procesos a cargo, nivel de documentación, volumen y tiempos. | Manual de procedimientos, reportes |
| E. Indicadores | Indicadores existentes, medición efectiva y uso para decisión. | Reportes de medición |
| F. Riesgos | Riesgos identificados, controles existentes y su efectividad. | Matriz de riesgos |
| G. Recursos | Infraestructura, equipamiento, sistemas, presupuesto asignado. | Inventario y presupuesto |
| H. Documentación | Estado del archivo, digitalización, control de versiones. | Inventario documental |
| I. Madurez | Calificación 0–100 según rúbrica del Módulo 12. | Consolidado de evidencias |
2. Rúbrica de calificación por bloque
| Puntaje | Criterio | Descripción de la evidencia |
|---|---|---|
| 0 | No existe | No hay evidencia; la práctica es informal o inexistente. |
| 1 | Incipiente | Existe de forma parcial, sin aprobación formal ni difusión. |
| 2 | En desarrollo | Formalizado y aprobado, pero con aplicación inconsistente. |
| 3 | Implementado | Aplicado de manera consistente y verificable en registros. |
| 4 | Optimizado | Aplicado, medido con indicadores y mejorado periódicamente. |
3. Áreas institucionales tipo a evaluar
- Alta Dirección y Gerencia General
- Secretaría General y Archivo Central
- Planeamiento, Presupuesto y Modernización
- Asesoría Jurídica
- Administración y Finanzas
- Recursos Humanos
- Logística y Control Patrimonial
- Contabilidad y Tesorería
- Administración Tributaria (Rentas) y Ejecutoría Coactiva
- Fiscalización y Control Institucional
- Seguridad Ciudadana y Serenazgo
- Desarrollo Urbano, Catastro y Obras
- Desarrollo Económico Local
- Desarrollo Social y Programas Sociales
- Gestión Ambiental y Limpieza Pública
- Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria
- Tecnologías de la Información
- Control Interno / Órgano de Control Institucional (coordinación)
4. Consolidación
El mapa organizacional consolidado presenta, por cada unidad orgánica: dotación, número de procesos críticos, riesgos altos, brechas detectadas y puntaje de madurez. Ese consolidado alimenta directamente el ranking de áreas del dashboard ejecutivo (Módulo 13).
Ejemplo de aplicación
Ficha aplicada a una Subgerencia de Logística: 9 servidores, 4 procesos a cargo, solo 1 documentado; 2 riesgos altos sin control formal; archivo sin foliar. Puntaje de madurez: 34/100 (nivel Básico), con brecha crítica en documentación de procesos y dependencia de una sola persona para el proceso de órdenes de compra.
Revisión de calidad del módulo
Lista de verificación antes de implementar
- ¿Se aplicó una ficha por cada unidad orgánica del organigrama vigente?
- ¿Cada calificación cuenta con evidencia adjunta y referenciada?
- ¿Las funciones declaradas se contrastaron con el ROF?
- ¿Se identificaron duplicidades y vacíos funcionales entre áreas?
- ¿La ficha está suscrita por el jefe de la unidad evaluada?
- ¿Los puntajes fueron revisados por el Jefe de Equipo para asegurar comparabilidad?